Nowoczesne e-usługi w administracji – ułatwienie dla firm, obywateli, ale i instytucji

Składanie PIT-u przez internet, wyszukiwanie informacji na stronie gminy, śledzenie toku sprawy online. Firmy, zwykli obywatele, ale też instytucje administracyjne – w sprawach urzędowych wszyscy korzystają dziś z możliwości internetu. Co faktycznie dają e-usługi w administracji?

Dla kogo są e-usługi w administracji?

Według najnowszej analizy PBI w październiku 2019 roku z internetu korzystało aż 28,1 mln Polaków. Dostęp online zmienił wszystko: od komunikacji międzyludzkiej, przez sprawniejszy przepływ informacji, aż do łatwiejszego codziennego funkcjonowanie w różnych obszarach (np. transport czy administracja). E-usługi w administracji skracają „drogę” do urzędu – przyspieszają standardowe procedury, ułatwiają składanie deklaracji i kontakt z instytucjami. Obecnie publiczne e-usługi dotyczą co najmniej kilku obszarów. Są one związane z odbiorcą końcowym, którym może być firma, osoba prywatna lub inny urząd.

A2B 

Pierwszy obszar odbiorców to A2B (administracja dla biznesu), czyli udogodnienia skierowane do przedsiębiorców. Mogą to być np. ogólnodostępne serwisy z przetargami dla administracji publicznej lub e-deklaracje dla firm.

A2C

Drugi obszar to A2C, czyli administracja dla mieszkańców – np. serwisy organów publicznych (strona www urzędu) czy elektroniczne skrzynki podawcze.

A2A

Trzeci obszar to A2A – administracja dla administracji, czyli usługi wewnątrzadministracyjne. Łączy on ze sobą organizacje rządowe – np. urzędy centralne z samorządowymi.

Jakich zagadnień dotyczą e-usługi?

Według danych z ostatniego opublikowanego przez ówczesne Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji raportu „Społeczeństwo informacyjne w liczbach” w 2015 roku Polska wykazywała niski poziom wykorzystania e-usług w administracji. Większość internautów szukała online informacji kontaktowych do urzędów i… chętnie wybierała się tam osobiście.

Dziś Polacy korzystają z kilkuset e-usług publicznych, które dostępne są na różnych portalach i platformach. Wymienić można tu ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej), PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych) czy biznes.gov.pl lub obywatel.gov.pl. Liczba e-usług jest naprawdę imponująca.

Popularne e-usługi w administracji

Przy okazji omawiania e-usług warto wspomnieć też o gałęzi cyfryzacji stworzonej z myślą o instytucjach publicznych. To wszelkie programy, takie jak Comarch ERGO, które pomagają w łatwiejszej, bardziej intuicyjnej i szybszej pracy w zakresie ochrony zabytków, gospodarki nieruchomościami, zagospodarowania przestrzennego i ochrony środowiska w powiecie czy gminie. Jak udogodnienia wyglądają w praktyce?

• Ochrona Zabytków –nowoczesne e-usługi pozwalają łatwo określić zakresy przestrzenne zabytków na podstawie ogólnodostępnych danych ewidencji gruntów i budynków (EGiB), zapewniają też dostęp do danych o zabytkach i odniesienie przestrzenne zabytków do danych adresowych zawartych w ewidencji miejscowości ulic i adresów (EMUiA).
• Gospodarka Nieruchomościami – system umożliwia m.in. gospodarkę nieruchomościami w zakresie EMUiA, wsparcie prowadzenia spraw z nadawaniem numerów porządkowych budynków (w tym generowanie dokumentów o nadaniu numeru), prowadzenie ewidencji ofert terenów inwestycyjnych na sprzedaż. Może też prowadzić i rozliczać karty opłat z tytułu użytkowania wieczystego i trwałego zarządu.
• Zagospodarowanie Przestrzenne – moduł prowadzi rejestr miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania. Szybko rejestruje decyzje o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz decyzje o warunkach zabudowy w dwóch osobnych rejestrach.
• Ochrona Środowiska – moduł systemu dotyczący gospodarki wodnej i lądowej, który ewidencjonuje pozwolenia wodnoprawne na usługi wodne oraz dokumenty zawierające informacje o środowisku i jego ochronie.

Inne często wybierane e-usługi w administracji

Najczęściej wybieranymi w administracji modułami są także te związane z zarządzaniem drogami, sprawniejszą obsługą geodezji i kartografii, a także bezpieczeństwem publicznym, budownictwem, demografią, infrastrukturą techniczną i ogólnie pojętą kancelarią. Co ważne, poszczególne moduły Comarch ERGO są kompatybilne z ePUAP i zapewniają współpracę z elektronicznym obiegiem dokumentów (EOD).

Atuty poszczególnych modułów to:

• odpowiednie zarządzanie majątkiem drogowym – „Zarządzanie Drogami” prowadzi system referencyjny, który odwzorowuje układ komunikacyjny sieci drogowej. Pozwala też na prowadzenie bazy danych obiektów inżynierskich (np. jezdnie, chodniki czy krawężniki), lepszą organizację ruchu, a także generowanie protokołów kontroli okresowej, raportów drogowych. Tworzy też dokument wymagany przepisami – Mapa Techniczno-Eksploatacyjna. Dodatkowo moduł monitoruje drogi i pomaga w ich utrzymaniu;
• geodezja i kartografia w jednym miejscu – system prowadzi bazy danych EGiB, GESUT oraz BDOT500 również w postaci hybrydowej. Co więcej, tworzy ewidencję gruntów i budynków (EGiB), zbiera informacje odnośnie do osnowy geodezyjnej, obsługuje wnioski o udostępnienie materiałów i rozliczanie zamówień związanych z pracą ośrodka. Prowadzi też rejestr cen i wartości nieruchomości, kompleksowo obsługuje prace geodezyjne, archiwizuje zasób geodezyjny, pomaga w projektowaniu sieci;
• inne moduły – dotyczą one bezpieczeństwa publicznego – obsługi ewidencji sił i środków służb ratowniczych, a także prowadzenia zaawansowanych analityk wideo. Pomagają w zakresie budownictwa, czyli m.in. tworzenia książki obiektu budowlanego i geolokalizacji decyzji. W zakresie demografii – dokonują analizy demograficznej, a nawet pomagają prowadzić rejestr okręgów wyborczych, obwodów spisowych, szkół i placówek oświatowych. Comarch ERGO, dzięki licznym dodatkowym funkcjom, pozwala prowadzić ewidencje i zarządzać systemem transportu zbiorowego. Moduł strefy parkowania umożliwia planowanie i prowadzenie ewidencji stref parkowania.

E-usługi w administracji pozwalają szybciej i łatwiej rozwiązywać sprawy związane z codzienną pracą urzędu. Wspierają administrację, geodezję, zarząd dróg, a nawet ochronę środowiska czy gospodarkę nieruchomościami. W końcu nowoczesny e-urząd to urząd z e-usługami.