Kim jest wirtualna asystentka i na czym polega ta praca?


Wraz z rozwojem technologicznym pojawiło się mnóstwo nowych ofert pracy, która dotychczas była możliwa jedynie stacjonarnie. Przykładem jest zawód wirtualnej asystentki – na czym polega i jak nią zostać?

Kim jest wirtualna asystentka?

Ten zawód jest dokładnie tym, co sugeruje nazwa – jest to forma pracy administracyjnej polegającej na świadczeniu usług zleceniodawcy w formie cyfrowej, która opiera się głównie na wspieraniu go w codziennej pracy. Wirtualna asystentka to osoba samozatrudniona, która wykonuje powierzone obowiązki najczęściej z domowego biura lub dowolnego miejsca na świecie, za pośrednictwem Internetu. Do najczęściej zlecanych zadań należą m.in. prowadzenie kalendarza pracodawcy, wyszukiwanie niezbędnych informacji, umawianie spotkań czy pośredniczenie w kontaktach z klientami. Zakres obowiązków wirtualnej asystentki zależy głównie od specyfikacji branży w której działa. Najefektywniejsze wirtualne asystentki najczęściej mają wąską specjalizację, w której wykonują zlecenia dla jednego, bądź więcej zleceniodawców.

Najważniejszym kryterium pozwalającym wykonywać tego rodzaju pracę jest przede wszystkim dostęp do Internetu oraz posiadanie komputera – bez tych dwóch rzeczy efektywność w zawodzie jest praktycznie niemożliwa. Odległość miejsca pracy nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia, bowiem wirtualna asystentka z zasady działa jedynie w sieci, kontakt bezpośredni jest niepotrzebny ani niewymagany. Popularność tego zawodu wzrosła w ostatnich latach, głównie za sprawą rozwoju technologicznego który umożliwia efektywną pracę zdalną. Dodatkowo taka forma zatrudnienia ma wiele zalet, nie trzeba dojeżdżać do pracy ani widywać swojego pracodawcy, jedyne co trzeba mieć to wymagane umiejętności oraz dostęp do komputera z Internetem.

baner etoro 1 1 - Kim jest wirtualna asystentka i na czym polega ta praca?

Zakres obowiązków wirtualnej asystentki

Wirtualna asystentka w pracy posiada szereg obowiązków, które musi wykonać dla swojego pracodawcy. Forma dostarczania informacji czy opracowanych dokumentów pozostaje oczywiście zdalna, a w pilnych sytuacjach często wykonuje się również szybkie połączenia na Skype czy innych platformach współpracy zespołowej. Do najczęstszych obowiązków wirtualnej asystentki należą np. prowadzenie kalendarza, umawianie spotkań, kontrola nad płatnościami klientów, czy prowadzenie baz danych w arkuszach Excel. W tym trybie pracowniczym z efektów swojej pracy raportuje się zwykle na koniec tygodnia, czasem konieczny jest stały kontakt i np. codzienne zdawanie raportu ze zleconych zadań.

Zakres obowiązków wykonywanych przez wirtualną asystentkę jest oczywiście ściśle powiązany ze specyfikacją branży, np. świadcząc usługi dla agencji ubezpieczeniowej, asystentka będzie odpowiadać za porządkowanie informacji o klientach, tworzyć dokumenty i prowadzić bazy danych, a w przemyśle logistycznym zajmie się pilnowaniem terminów dostaw, kontaktem z kierowcami oraz dbaniem o terminowość dostaw. Wirtualna asystentka często również wspomaga dyrektorów, prezesów zarządu czy inne osoby decyzyjne, w codziennej pracy, organizując im spotkania i układając plan dnia pracy – wszystko zależy od specyfiki danej firmy oraz potrzeb pracodawcy.

Prowadzenie mediów społecznościowychUtrzymanie WordPressa
Zarządzanie społecznością i moderowanieProjekt graficzny i układ strony
Tworzenie treści na blogi i ghostwritingZarządzanie kalendarzem i organizacja podróży
Generowanie leadówRedagowanie i korekta
Zarządzanie e-mailamiTranskrypcja
Obsługa klientaBadanie treści
Przetwarzanie zamówień online i zwrotów pieniędzyWyszukiwanie słów kluczowych
Zarządzanie projektamiProwadzenie ksiąg rachunkowych
Tworzenie stron sprzedażowychWprowadzanie danych
Zarządzanie wprowadzaniem produktów na rynekProwadzenie działań zewnętrznych
Projektowanie stron internetowychEdytowanie filmów
Oto kilka przykładów, czego można wymagać od wirtualnej asystentki

Czego nie powinno oczekiwać się od wirtualnej asystentki?

Tak jak brzmi nazwa tego zawodu, tak też powinno podchodzić się do zakresu obowiązków, jakie powierzamy naszej asystentce – z zasady powinna ona asystować pracodawcy i ułatwiać jego dzień pracy, przejmując część najbardziej absorbujących czas zajęć. Wirtualna asystentka nie powinna zajmować się ani sprzedażą, ani poszukiwaniem nowych klientów. O ile może za zadanie mieć przygotowanie materiałów reklamowych czy nadzór nad dystrybucją np. mailingu, tak nie powinna ona mieć zleconych działać stricte sprzedażowych, bowiem wykracza to dalece poza klasyczny zakres obowiązków wirtualnej asystentki. Nie jest to oczywiście w żaden sposób nakazane, a jeżeli obu stronom współpracy taki model pasuje, to można to praktykować.

Należy jednak podkreślić, że wirtualna asystentka w takich sytuacjach powinna negocjować odpowiednie wynagrodzenie dodatkowej pracy sprzedażowej, bowiem takie zadania leżą daleko poza kompetencjami zawodowymi, a umiejętności sprzedażowe nie są z reguły brane pod uwagę przy rekrutacji na takie stanowisko.


Czy wiesz, że już teraz możesz…?

Inwestować
w Akcje
(pełna lista)

Pfizer kup akcje - Kim jest wirtualna asystentka i na czym polega ta praca?
JJ kup - Kim jest wirtualna asystentka i na czym polega ta praca?

Inwestować
w Waluty
(pełna lista)

EURPLN - Kim jest wirtualna asystentka i na czym polega ta praca?
USDPLN - Kim jest wirtualna asystentka i na czym polega ta praca?

Inwestować
w ETF-y
(pełna lista)

sp500 etf kup - Kim jest wirtualna asystentka i na czym polega ta praca?
ishares - Kim jest wirtualna asystentka i na czym polega ta praca?

Kopiować
Innych
(pełna lista)

rubymza kup - Kim jest wirtualna asystentka i na czym polega ta praca?
Wesl3y kup - Kim jest wirtualna asystentka i na czym polega ta praca?

Ostrzeżenie o ryzyku: Inwestując u tego dostawcy, 67% rachunków inwestorów detalicznych traci pieniądze.
Należy upewnić się, że możesz sobie pozwolić na podjęcie wysokiego ryzyka utraty pieniędzy


Najważniejsze informacje

  • Wirtualny asystent to osoba, która świadczy usługi wsparcia dla firmy z odległej lokalizacji.
  • Najczęstszym zadaniem wirtualnych asystentów są zadania administracyjne, ale wirtualny asystent może wykonywać dowolną formę pomocy zdalnej.
  • Wirtualni asystenci często (choć nie zawsze) zakładają własną działalność gospodarczą lub pracują jako niezależni podwykonawcy.
  • Przedsiębiorstwa często zatrudniają wirtualnych asystentów w celu uzyskania niedrogiej pomocy w zadaniach administracyjnych.

Jakie predyspozycje powinna mieć wirtualna asystentka?

Tak jak na każdym innym stanowisku, wirtualna asystentka powinna posiadać pewne umiejętności oraz predyspozycje umożliwiające jej efektywną pracę. Powinna cechować się przede wszystkim doskonałą organizacją, umiejętnością logicznego myślenia oraz sumiennością. Dodatkowo powinna bez problemu posługiwać się różnym przydatnymi narzędziami, np. pakiet Microsoft Office. W 100 procentach trzeba wykorzystywać technologię, by być dobrą wirtualną asystentką – nawet najlepsze predyspozycje i umiejętności nie będą w tym zawodzie wystarczające, jeżeli osoba będzie miała trudności z uczeniem się nowych rzeczy, a praca przez Internet będzie dla niej nowością. Z tego też powodu posady wirtualnych asystentek często obsadzane są ludźmi młodymi, dla których posługiwanie się Internetem jest rzeczą codzienną i niesprawiającą trudności.

Zakres obowiązków wirtualnych asystentek bywa bardzo szeroki, wiele zależy od potrzeb pracodawcy i specyfikacji jego pracy, a osoba pracująca w zawodzie wirtualnej asystentki powinna najlepiej specjalizować się w określonej branży, dzięki czemu nie tylko łatwiej znajdzie zatrudnienie, ale przede wszystkim będzie o wiele skuteczniejsza w wykonywaniu swoich obowiązków. Dodatkowo wspomnieć należy, że praca zdalna i prowadzenie biura z domu niesie za sobą szereg pokus – jedną z nich jest odkładanie pracy na później, a brak dyscypliny może powodować trudności z wykonywaniem obowiązków w terminie. Dlatego też ważną cechą charakteru jaką powinna mieć dobra wirtualna asystentka jest skrupulatność oraz samodyscyplina – bez tych cech ciężko będzie sprostać oczekiwaniom pracodawcy.

Czy zawód wirtualnej asystentki jest dobrze płatny?

Jako że praca wirtualnej asystentki najczęściej opiera się o samozatrudnienie, tak i zarobki na jakie może liczyć osoba pracująca w tym zawodzie bywają zróżnicowane. Wiele zależy od branży, zakresu świadczonych usług, ale i doświadczenia. Niektóre źródła podają, że wirtualna asystentka może liczyć na wynagrodzenie od 30 do 80 zł za godzinę pracy, co jest zdecydowanie bardzo dobrym wynikiem. Im większy zakres obowiązków oraz wąska specjalizacja w jakiej działa asystentka, tym wyżej może wyceniać swoją pracę. Nadmienić należy również, że wirtualne asystentki często świadczą usługi nie tylko dla jednego pracodawcy, ale często dla kilku, niezależnych firm – wówczas jej zarobki mogą wzrastać.

Przyjmując, że asystentka za godzinę pracy otrzyma 60 zł, pracując osiem godzin dziennie od poniedziałku do piątku, zarobi około 9600 zł. Nawet po odliczeniu podatku oraz obowiązkowych składek, wciąż jest to wynagrodzenie o wiele wyższe od średniej krajowej. Dodatkowym atutem pomagającym zarobić więcej jest oczywiście znajomość języków obcych, a także wykształcenie wyższe, najlepiej w kierunkach informatycznych czy technicznych. Praca dla takich firm jest zawsze o wiele lepiej płatna.

Gdzie szukać ofert pracy wirtualnej asystentki?

Praca wirtualnej asystentki opiera się o świadczenie usług w świecie wirtualnym, i tam też można znaleźć ogłoszenia o pracę. Najwięcej ogłoszeń zawsze znajduje się na portalach ogłoszeniowych, często forma rekrutacji również odbywa się za pośrednictwem komunikatorów Internetowych, a rozmowa kwalifikacyjna może być przeprowadzona np. przez Skype czy w formie rozmowy telefonicznej. Przy poszukiwaniu ofert pracy warto sugerować się przede wszystkim zakresem obowiązków, najbardziej odpowiadających naszym indywidualnym kwalifikacjom.

Wówczas nie tylko jest większa szansa na zdobycie zatrudnienia, ale również na większą skuteczność i ogólne zadowolenie z pracy. Ważne jest również to, by przy samozatrudnieniu odpowiednio wyceniać swoje usługi – jeżeli są one wszechstronne, i skupiają się w specjalistycznej branży wymagającej dużej wiedzy i doświadczenia, nie trzeba obawiać się zbyt wysokich stawek w odpowiedzi na zapytanie pracodawcy. To nie tylko korzyść dla wirtualnej asystentki, ale również sygnał dla pracodawcy, że podejmuje współpracę z  profesjonalistą znającym swoje oczekiwania.

Kryteria poszukiwań – jak znaleźć idealną kandydatkę?

Pracodawca poszukujący wirtualnej asystentki powinien dobrze sprecyzować swoje oczekiwania względem kandydata z prostego powodu – na podstawie wyznaczonych w ogłoszeniu kryteriów będzie o wiele łatwiej wybrać najlepszą osobę na to stanowisko, a weryfikacja umiejętności i kompetencji będzie prostsza. Przejrzyste ogłoszenie o poszukiwaniu wirtualnej asystentki przyciągnie również osoby faktycznie zainteresowane rekrutacją, które posiadają umiejętności i kompetencje wystarczające do świadczenia określonych usług. Podczas samej rekrutacji końcowej, gdzie wyłonionych jest zwykle kilku kandydatów, warto sprawdzać ich praktyczne umiejętności, np. zlecając drobne zadanie – sposób jego wykonania oraz dbałość o detale wiele mówi o człowieku!

Recent Content