Benchmarking czyli Model Efektywnej Nauki

Benchmarking jest uważany za jedną z podstawowych technik identyfikacji i oceny informacji o konkurencji. Ciągłe wdrażanie tej metody powinno dostarczyć wielu cennych informacji o konkurentach – ich zamiarach strategicznych, dotychczasowych wynikach ekonomicznych itp.

Benchmarking to proces porównywania metod, procesów, procedur, usług organizacji z innymi organizacjami działającymi w podobnej dziedzinie. Wdrożenie tej metody do systemu zarządzania i podejmowania decyzji w sektorze publicznym skutecznie przyczynia się do rozwoju konkurencyjnego środowiska nie tylko pomiędzy instytucjami publicznymi, ale także do promowania konkurencji pomiędzy sektorem publicznym i prywatnym w realizacji zamówień publicznych.

Kilka innych definicji benchmarkingu

• Benchmarking jest legalnym, systematycznym, publicznym i etycznym procesem pomiaru, który może znacząco przyczynić się do uzyskania przewagi konkurencyjnej.
• American Center for Productivity and Quality definiuje benchmarking jako „proces ciągłego porównywania i mierzenia organizacji z liderami z całego świata, w celu uzyskania informacji, które pomogą organizacji podjąć (i wdrożyć) działania mające na celu poprawę jej własnych wyników.”
• Robert C. Camp, który był przy narodzinach benchmarkingu, definiuje benchmarking jako „poszukiwanie najlepszych praktyk w biznesie, które prowadzą do lepszych wyników”. Potem, oczywiście, konieczna jest realizacja.”

Proces benchmarkingu można oprzeć na dwóch zasadach:

1. Zasada chińskiego generała Sun Tzu (ok. 500 p.n.e.): „Jeśli znasz swojego wroga i znasz siebie, nie musisz się martwić o wyniki stu bitew”.
2. Zasada oparta na motcie „Bądź najlepszym z najlepszych”.

Na podstawie tych informacji można stworzyć ogólny obraz możliwych szans i zagrożeń wynikających z działań poszczególnych konkurentów. Wyniki takich analiz mogą dostarczyć bardzo przydatnych informacji o tym, jak objawia się konkurencja. Benchmarking usprawnia wykonywanie działań poprzez identyfikowanie i stosowanie najlepszych wyników działań i czynności biznesowych, które są prezentowane przez najlepsze firmy w swojej branży. Menedżerowie porównują swoje praktyki produkcyjne z praktykami stosowanymi przez najlepszych konkurentów w swojej branży.

Celem benchmarkingu jest znalezienie lepszych przykładów oraz zrozumienie praktyk i praktycznych działań, które są wykonywane w przedsiębiorstwie. Następnie firmy doskonalą swoje działania, przyjmując metody konkurencji i dostosowując je do własnych. W ten sposób nie kopiują działań, ale wprowadzają innowacje.

W jakiej formie przygotowuje się benchmarking

Benchmarking może dostarczyć metryk, które porównają wydajność danego procesu (który chcemy poprawić) w wielu organizacjach docelowych. Może opisywać lukę w wynikach organizacji w porównaniu z ustalonymi poziomami wyników. Może też pomóc w zidentyfikowaniu najlepszych praktyk i bodźców, które prowadzą do takich wyników, jakie można zaobserwować w trakcie badania. Umożliwia wyznaczenie celów wydajności dla procesów i zidentyfikowanie obszarów wymagających poprawy.

Benchmarking wymaga wykonania następujących kroków:.

1. Wybierz produkty, usługi lub procesy odpowiednie do porównania.
2. Określ kluczowe jednostki porównania.
3. Zlokalizuj firmy i obszary wewnętrzne do porównania.
4. Zbierz dane, by prowadzić porównania i doświadczenia.
5. Przeanalizuj dane i wskaż możliwości poprawy.
6. Przyjmij i wprowadź w życie najlepsze praktyki, wyznacz rozsądne cele i zapewnij szerokie poparcie dla celów w firmie.

Podstawowe kroki i zalecenia benchmarkingu to:.

• Dokładne poznanie swoich możliwości działania, określanie pozycji, zidentyfikowanie mocnych i słabych stron – jeśli ich nie znamy, nie możemy się bronić. Zawsze starajmy się określać ilościowo (ile, gdzie itp.).
• Dowiedzenie się, jak działają inni (wiodące firmy, konkurencja), zidentyfikuj ich słabe i mocne strony (porównuj się tylko z najlepszymi).
• Zidentyfikowanie czynników sukcesu – przyjmujemy to, co najlepsze, jeśli konkurenci są w czymś lepsi (wiedza, metody, procesy), dowiemy się dlaczego
• Zyskanie przewagi, jeśli mamy na to środki.

Cele przeprowadzania benchmarkingu

Celem benchmarkingu jest zarówno poznanie własnej pozycji poprzez porównanie jej z konkurencją, jak i wzmocnienie tej pozycji poprzez skupienie się na tym, co sami robimy dobrze i uczenie się od innych. Dziś wiele firm już rutynowo stosuje filozofię benchmarkingu w swojej praktyce, a niektóre rozróżniają nawet benchmarking wewnętrzny i zewnętrzny, w zależności od tego, gdzie wybiera się „punkt odniesienia”.

Benchmarking wewnętrzny jest szczególnie powszechny w dużych organizacjach, gdzie w ramach organizacji poszukuje się inspirujących podejść, narzędzi i rozwiązań od działów, które lepiej radzą sobie z problemami. Benchmarking zewnętrzny polega na czerpaniu inspirujących spostrzeżeń od innych podmiotów. Pierwszą barierą na drodze do szerszego zastosowania jest znalezienie organizacji, które mogą lepiej zarządzać obszarem naszych słabości; kardynalnym problemem jest często samo zdobycie informacji o tym, co stanowi lepsze rozwiązanie problemu.

Ogólnie rzecz biorąc, benchmarking można rozumieć jako proces poprawy wyników poprzez ciągłe obserwowanie, uczenie się i adaptowanie najlepszych praktyk i procesów stosowanych wewnątrz lub na zewnątrz organizacji (firmy prywatnej, organizacji publicznej, uniwersytetu itp.)

Benchmarking w firmach jest zazwyczaj przeprowadzany na podstawie porównań z najlepszymi w innych branżach. Jest to możliwe, ponieważ wiele procesów biznesowych jest zasadniczo takich samych w różnych sektorach. Proces benchmarkingu polega na porównywaniu wyników jednej firmy, określonych na podstawie mierzalnych parametrów o znaczeniu strategicznym z firmami, które osiągnęły najlepsze wyniki według tych parametrów.

Przeznaczenie benchmarkingu

Intencją benchmarkingu jest wyznaczenie celów, tak by organizacja mogła rozpocząć realistyczny proces doskonalenia, a także zrozumienie zmian, które są konieczne do wprowadzenia takich ulepszeń. Implikacje benchmarkingu mogą być odzwierciedlone na przykład w:

• Lepsze podejmowanie decyzji (na podstawie lepszych informacji),
• Wyznaczanie bardziej ambitnych celów,
• Wzrost zadowolenia klientów,
• Przyspieszenie procesu zmian,
• Oszczędność kosztów.

Ostatecznie chodzi o poprawę konkurencyjności lub pozycji konkurencyjnej organizacji.

Rodzaje benchmarkingu

Ekonomiści wyróżniają następujące rodzaje benchmarkingu:

• benchmarking wewnętrzny – porównywanie procesów i jednostek organizacyjnych wewnątrz firmy,
• benchmarking konkurencyjny – porównanie z bezpośrednimi konkurentami w danym obszarze działalności,
• benchmarking funkcjonalny – porównywanie podobnych kluczowych operacji i obszarów funkcjonalnych w różnych branżach,
• benchmarking ogólny – porównywanie podstawowych funkcji biznesowych w różnych branżach,
• benchmarking klienta – porównanie tego co oferuje firma, z tym czego klient oczekuje od producenta,
• benchmarking strategiczny – polega na porównywaniu i analizowaniu najlepszych firm w niekonkurencyjnej branży w celu zidentyfikowania możliwości strategicznych zmian w kluczowych procesach biznesowych,
• benchmarking taktyczny – porównywanie procesów biznesowych,
• benchmarking procesów – porównywanie procesów biznesowych w ramach danej branży.

Jak przygotowuje się dane do wykonania Benchmarku

Zwykle stosuje się standardową metodę w stosowaniu benchmarkingu, która składa się z następujących podstawowych elementów:

1. Określenie kryteriów benchmarkingu – parametrów, funkcji, cech, wskaźników, właściwości, elementów itp.
2. Przygotowanie danych do benchmarkingu (np. wartości parametrów aktualnych produktów lub procesów biznesowych).
3. Wybór tematów do benchmarkingu (np. konkurencyjne produkty, procesy biznesowe, cele strategiczne itp.)
4. Przygotowanie zewnętrznych danych do porównania (wartości wybranych parametrów i osób do porównania).
5. Analiza i interpretacja danych, wyznaczanie wzorca (benchmark, próbka, standard z wykorzystaniem metody najlepszej wartości).
6. Określenie wartości docelowych obiektu benchmarkingu (np. określenie parametrów planu innowacji nowego produktu)
7. Znalezienie sposobów na osiągnięcie indywidualnych zmiennych docelowych.

Benchmarking i Benchlearning

Benchmarking to ciągły, systematyczny proces mający na celu porównanie własnej efektywności pod względem produktywności, jakości i praktyki z najlepszymi firmami i organizacjami. Za tym terminem idzie inny angielski termin „benchlearning„, który jest procesem wyjaśniającym wpływ benchmarkingu na rozwój sfery korporacyjnej i całego społeczeństwa. Jest to przede wszystkim zdobywanie nowej wiedzy na podstawie analizy porównawczej.

Można go opisać w następujący sposób:

1. Benchmarking jest bezpośrednio ukierunkowany na zwiększenie efektywności operacyjnej i strategicznej, która jest prawdziwą treścią działań organizacji.
2. Prowadzi to do reorientacji kultury korporacyjnej na proces zdobywania nowej wiedzy, podnoszenia swoich umiejętności zawodowych, kwalifikacji i wydajności, co z kolei skutkuje procesem ciągłego rozwoju. Nadrzędnym celem tej zorganizowanej działalności jest TWORZENIE WARTOŚCI, KTÓRA PRZEKRACZA KOSZT JEJ TWORZENIA.

Podsumowanie

Benchmarking jest stosunkowo nowym narzędziem wspierającym podejmowanie decyzji menedżerskich. Pomaga poprawić wyniki firmy i jej konkurencyjność. Jest to proces porównywania wydajności, parametrów strukturalnych i operacyjnych przedsiębiorstwa z tego samego rodzaju parametrami grupy porównywalnych przedsiębiorstw. Jego istotą jest określenie pozycji danego przedsiębiorstwa w ramach branży lub innej grupy porównywalnych jednostek. Metoda benchmarkingu staje się coraz bardziej integralną częścią każdego zaawansowanego systemu zarządzania ryzykiem lub pomiaru wyników. Obecnie uważa się, że dobre przedsiębiorstwo to takie, które osiąga lepsze wyniki niż rynek.